Ansprache von Projektpartnern
Im Mai 2020 werden alle Museen in Westfalen-Lippe erstmals über das neue Beratungsangebot informiert. Im August 2021 folgt ein Aufruf, sich bis Oktober 2021 mit einer Projektidee zu bewerben. Die formalen Kriterien werden hierbei niedrig angesetzt, was sich rückblickend als Hürde erweist. Oftmals ist unklar, welche Inhalte zu präsentieren sind und in einigen Fällen fehlen die notwendigen Fachkenntnisse. Erst ein zweiter Aufruf im Oktober 2021, der mit begleitenden Videosprechstunden, Handlungsempfehlungen zur Erstellung von Projektskizzen sowie musterhaften Projektvorlagen einhergeht, ist erfolgreich. Insgesamt 20 Projektskizzen gehen ein.
Um den Prozess zu unterstützen, entwickelt das Projektteam bis zum Ende der ersten Antragsfrist im Oktober verschiedene Lösungsansätze. Ein zweiter Aufruf mit einer Fristverlängerung um einen Monat wird verschickt, parallel dazu werden Videosprechstunden angeboten, Handlungsanweisungen zur Erstellung einer Projektskizze bereitgestellt, Projektvorlagen auf der nun verfügbaren Projektwebseite zur Verfügung gestellt und zahlreiche persönliche Gespräche geführt – soweit es die Corona-Schutzmaßnahmen zulassen, um zur Projektteilnahme anzuregen. Insgesamt gehen 20 Projektskizzen ein.
Konzeption
Anfang 2022 werden 14 Partnermuseen nach den zuvor definierten Auswahlkriterien ermittelt. Im August 2022 kommen drei weitere hinzu. Die Betreuung der Projektpartner:innen erfolgt durch die Mitarbeiter:innen des Digitalteams. Diese unterstützen die Museen bei der Konkretisierung und Umsetzung ihrer Projektideen sowie sie bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen, Entwicklung von Drehbüchern, Pflichten- bzw. Lastenheften, Anbietersuchen und strategischen Fragestellungen. Die Projektplanung wird individuell an die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Museen angepasst.
Im Sommer 2022 findet eine Auftaktveranstaltung für alle Partnermuseen statt. Die Veranstaltung dient dem Kennenlernen sowie der Generierung von Synergien für die weiteren Projektplanungen.
Erweiterung um das Teilprojekt „Kultur Kit“
Im Rahmen der Bestandsaufnahme wird deutlich, dass viele Museen in Westfalen-Lippe weder über eine professionelle Webseite, noch über die technischen Möglichkeiten zur Umsetzung verfügen. Im August 2020 wird das Projekt „Digitalteam westfälische Museen“ daher um das Teilprojekt „Kultur Kit“ erweitert. Ziel ist es, Institutionen bei der Generierung und Pflege von Websites bestmöglich zu unterstützen. Zu diesem Zweck wird das LWL-intern entwickelte und genutzte barrierefreie Content-Management-System (CMS) „Django“ für andere Museen in Westfalen-Lippe zur Verfügung gestellt. Vier Partnermuseen erproben, wie sie mit dem Baukasten-System „Kultur Kit“ neue Webseiten erstellen und pflegen können. In die Zusammenarbeit werden auch Kolleg:innen der LWL-Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie der LWL.IT einbezogen. Eine Förderung des Teilprojekts „Kultur Kit“ erfolgt durch die LWL-Kulturstiftung.
Umsetzung
Die Zusammenarbeit mit den Museen ist das Herzstück des Projekts „Digitalteam westfälische Museen“. Sie ist als intensiver, partnerschaftlicher und strategisch begleiteter Prozess angelegt, der sich durch individuelle Betreuung, gemeinsames Lernen und kontinuierlichen Austausch auszeichnet. Jedes Haus wird entlang seiner spezifischen Voraussetzungen (z. B. personelle Ressourcen, Infrastruktur, Trägerschaft) betreut. Die Projektarbeit folgt Prinzipien des agilen Arbeitens und Design Thinkings. Es finden regelmäßige Sitzungen, Ideenkonferenzen, Storyboard- und Produktionsanpassungen, Anpassungen von Drehbüchern, Content-Produktionsschleifen und Zielgruppendiskussionen statt. Ziel ist es, flexibel auf sich wandelnde Bedingungen und Anforderungen in den Museen zu reagieren.
Die Museen zeigen trotz oft begrenzter Ressourcen eine hohe Motivation. Durch die enge Zusammenarbeit können Wissenslücken geschlossen und der Kompetenzaufbau gefördert werden. Nicht die kurzfristige Projektumsetzung, sondern die strategische Stärkung der Museen steht im Vordergrund. Das Projektteam versteht sich dabei nicht nur als Berater, sondern auch als Sparringspartner auf Augenhöhe, der praxisnah unterstützt und motiviert. Zur Realisation der Projekte werden u. a. Fördermittel des LWL-Museumsamtes für Westfalen genutzt.